Buenas prácticas en el gestor de correo electrónico

El gestor de correo electrónico no es solo la bandeja de entrada a la que van a parar todos nuestros correos electrónicos, también es una oportunidad de mantener nuestro buzón y el servidor seguro de código maliciosos.

Además, como ocurre con todo el resto de situaciones, si mantenemos cierto orden y limpieza en la cuenta de correo electrónico, nos aseguramos de mejorar la usabilidad y la agilidad a la hora de realizar consultas.

¿Tu correo electrónico va lento? Las buenas prácticas en el gestor de correo electrónico son necesarias para mantenerlo organizado y seguro.

Bandeja de Entrada del gestor de correo electrónico

La Bandeja de Entrada suele acabar siendo el cajón desastre donde almacenamos infinitos correos que creemos que en algún momento nos harán falta y que probablemente nunca llegue a ser así.

Es ese armario de la esquina donde vamos dejando abrigos que una vez nos gustaron y ahora ya no recordamos ni que están ahí. ¿Pero sabes que si está llena es más difícil utilizar?

La Bandeja de Entrada debe de estar siempre vacía, o lo menos concurrida posible. Esto puede que resulte contradictorio, ya que es la carpeta del correo electrónico donde llegan a diario todos nuestros correos electrónicos, pero esta es la mejor opción para tener organizados los emails y que además el uso del gestor de correo electrónico sea más rápido y efectivo.

La recomendación es dejar solo los correos indispensables de tareas que debamos realizar en las próximas horas o días, el resto deberá archivarse en carpetas, a mano o a través de filtros.

Filtros para la gestión del correo

Los filtros nos ayudan a organizar el correo entrante en diferentes carpetas.

Utilizando un entorno doméstico como ejemplo, podremos crear carpetas para las facturas de la luz, otra para las del agua y otra para las de la comunidad de vecinos por ejemplo.

Con los filtros podemos crear un sistema automatizado que detecte los correos electrónicos recibidos desde la compañía del agua o de la luz, para que los archive directamente en la carpeta con ese fin.

Sin hacer nada, los correos electrónicos entrarán al buzón e irán a su carpeta correspondiente, haciendo que todas las facturas o comunicaciones con la misma temática estén almacenadas en el mismo sitio.

Este sistema de filtros, ayudan a organizar la información antes de que podamos leerla. Esto facilita que el usuario decida si quiere leer unos correos u otros en función de la carpeta en la que se encuentra. Puede que no sea igual de urgente una factura de la luz, que un correo del sistema de alarmas, por ejemplo.

Los filtros que encontramos en la mayoría de los gestores de correo, además, cuentan con la posibilidad de redireccionar correo o programar mensajes autorrespondendores por si nos encontramos de vacaciones o queremos recibir los emails en otras cuentas.

Utilizarlos es sencillo y bastante intuitivo, aunque tengan muchísimas funcionalidades y opciones disponibles para filtrar, seleccionar, redirigir, bloquear… correos electrónicos recibidos.

¿Qué es la carpeta de archivos locales?

Utilizar la carpeta de archivos locales es uno de los trucos que utilizamos para tener la bandeja de entrada, o el resto de carpetas, despejadas. Además, ayuda a restar espacio ocupado al servidor y mejora la velocidad de carga del gestor de correo electrónico.

Estas carpetas almacenan la información en el equipo, en el propio ordenador y no en el servidor, por lo que ayudan a mejorar el espacio de nuestras suscripciones y también agilizan los procesos de consulta en el caso de querer buscar un correo.

Se recomienda su uso para almacenar correo que no es vital, muy antiguo, poco relevante o que no se consulta de manera habitual. Y es que las carpetas locales tienen una única pega, y es que cuando el ordenador se estropea, si no has realizado una copia de seguridad de esos correos, la información se pierde con el ordenador.

Archivar el correo electrónico

Cualquier gestor de correo electrónico tiene la opción de archivar el correo. Al archivarlo, se genera una carpeta automáticamente con el año en el que se recibió ese email y lo almacena ahí.

Es una forma muy rápida de guardar los correos por años y liberar espacio de la Bandeja de Entrada.

Este sistema, al tener el correo organizado por años de manera rápida, permite eliminar correos de años anteriores de manera sencilla.

Uso de la firma en los correos

La firma es una forma más de mantener saludable nuestros correos electrónicos, ya que tener una firma que no induzca a los filtros antispam a dudar de nuestra veracidad, es parte de las buenas prácticas para un correo libre de sospecha.

Hace unos años, la firma no era tan importante, pero en la era de los filtros antispam esta ha cobrado mucha más importancia. Crear la firma perfecta se compone de algunos pocos pasos pero imprescindibles: poco texto y poco llamativo, pocos colores, imágenes simples, iconos de redes sociales y adaptado a móviles (responsivo).

Correo no deseado y correo eliminado

Los servidores donde se almacenan y gestionan los correos electrónicos, actualmente cuentan con avanzados sistemas de seguridad y filtros antispam para poder delimitar contundentemente el correo electrónico no deseado que se recibe en nuestros buzones de correo electrónico.

Aunque pueda parecer que recibimos muchísimo spam, en el mundo se mueven una media de 100 mil millones de correos no deseados a diario. El 98% del correo electrónico que se mueve a través de Internet de estas características, es marcado y bloqueado por estos sistemas de seguridad, pero con un volumen tan grande es normal que algo llegue hasta nuestros gestores de correo electrónico.

Es importante conocer el funcionamiento de los filtros antispam, siendo lo más relevante no eliminar el correo, sino moverlo a la carpeta de correo no deseado o spam para que el filtro aprenda a reconocerlos. Los correos de esta carpeta se eliminan automáticamente tras 30 días.

La carpeta de correo eliminado, o papelera, es significativo tenerla lo más vacía posible, ya que los correos ocupan espacio en el servidor y ralentiza el funcionamiento del correo. Los correos que queramos consultar más tarde pueden estar en Archivado o en las carpetas locales, por lo que la papelera debe ser únicamente para aquella información que tiene que ser desechada.

Los gestores de correo tienen entre sus opciones, la posibilidad de configurar que esta carpeta se vacíe automáticamente de manera periódica y es la opción más recomendada por los técnicos.

Gestor de correo electrónico saludable

Recordemos que la velocidad de consulta de nuestro correo depende de la organización y la limpieza de la Bandeja de entrada, así como del resto de carpetas que componen nuestro correo electrónico. Para no tener que invertir mucho tiempo a diario en gestionar toda esta información, el uso de filtros es lo más recomendado para automatizar tareas y agrupar los correos. Y no olvidemos que la creación de carpetas para diferenciar temas, secciones, remitentes o destinatarios, es una herramienta muy eficaz para mantener buenas prácticas en nuestro gestor de correo electrónico.

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